¿Quieres administrar tu inventario de equipos de IT pero no sabes por dónde empezar? Para muchas empresas y organizaciones, tener un control total sobre su inventario supone todo un desafío.
La gestión efectiva del inventario no solo implica conocer con qué equipos se cuentan, sino también entender cómo se utilizan, quién los usa, cuándo necesitan mantenimiento y cuándo es el momento de reemplazarlos.
Por ello, te compartimos 9 consejos expertos para realizar un inventario de equipos de IT de manera eficaz y sin complicaciones.
Y además, si quieres tomar el control del inventario de los equipos de IT de tu organización de forma fácil y rápida, te recomendamos utilizar nuestra plantilla de inventario de IT gratuita.
Buenas prácticas para una gestión eficiente de tu inventario de IT
1. Implementa una política de inventario
El primer paso para un inventario exitoso es establecer una política de inventario clara y concisa. Esta política debe abarcar procedimientos para adquisiciones, mantenimiento, eliminación y auditorías de hardware. Contar con un documento actualizado con estas pautas ayudará a mantener la consistencia y la eficiencia en la gestión del inventario.
2. Conoce tus activos y etiquétalos
Tener un conocimiento completo de tus activos es una cuestión esencial. Es importante mantener una lista de activos actualizada.
También es clave realizar un seguimiento preciso del movimiento de dichos activos.
Una excelente opción para ello es utilizar etiquetas de activos con códigos QR, que te permitirán rastrear fácilmente su ubicación.
3. Registra los dispositivos descartados
No es suficiente con eliminar los dispositivos de tu inventario una vez que se descartan. Es igualmente crucial llevar un registro de los dispositivos desechados con el propósito de realizar auditorías y cumplir con los requisitos establecidos.
4. Agrega información detallada
Además de etiquetar los activos, es importante agregar información detallada sobre cada uno.
Mantén un registro de:
- Las pruebas de inspección eléctrica (PAT)
- Las fechas de cuándo vence la garantía
- Los manuales de usuario
Todo ello recogido en un mismo documento (puedes usar nuestra plantilla de inventario de IT gratuita)
5. Mantén un registro de las licencias de software, reparaciones y mantenimiento
No olvides incluir un registro de las licencias de software en tu inventario. El seguimiento adecuado de las licencias de software ayuda a evitar problemas legales y financieros derivados del uso no autorizado de programas.
También debes registrar las reparaciones y el mantenimiento realizado en cada equipo. Así, podrás identificar aquellos dispositivos que requieren mantenimiento frecuente o que están próximos al final de su vida útil.
6. Registra el hardware asignado al personal
Para facilitar la gestión de reemplazos y el mantenimiento necesario, es importante registrar qué persona del equipo es el responsable de cada activo. De esta forma, podrás contactar directamente con el usuario asignado para coordinar estas acciones.
7. Forma al equipo involucrado
Capacita a las personas que estén involucradas en la gestión del inventario sobre la importancia de llevar un control preciso de los equipos de IT.
Si cuentas con un software de gestión de inventario, proporciona formación específica para utilizarlo, y asegúrate de que sigan adecuadamente las políticas establecidas.
8. Implementa un sistema de reservas
Si en tu organización se comparten dispositivos, un sistema de reservas facilitará la programación y el control del uso de estos equipos. Evitarás conflictos de disponibilidad y asegurarás que los dispositivos estén disponibles cuando tu equipo lo necesite.
9. Realiza auditorías regulares
Las auditorías regulares son esenciales para mantener un inventario preciso. Programa auditorías periódicas para comparar el inventario físico con el registro digital y así identificar posibles discrepancias.
Estas revisiones te permitirán corregir errores y mantener la integridad de tus datos de inventario.
En conclusión, la gestión del inventario de IT es crucial para que las organizaciones puedan rastrear, gestionar y optimizar sus activos de manera eficiente.
Contar con un inventario preciso y actualizado puede ayudarte a tomar decisiones informadas, optimizar el uso de los recursos, mejorar la seguridad y el cumplimiento, y en última instancia, impulsar la eficiencia y la productividad de tu organización.
Ahora que ya conoces la importancia de una gestión de inventario adecuada, empieza hoy mismo a controlar tu inventario de equipos de IT.